General Books and Subsidiary Books

General Books and Subsidiary Books.

लेखा संहिता I अध्याय 3

सामान्य खाते और सहायक खाते

सामान्य खाते परिभाषा

रेलवे में लेखा अधिकारियों को अपने लेखा क्षेत्र के सभी लेनदेन को इकट्ठा करने और उसे हिसाब में लाने के प्रयोजन के लिए मासिक एवं वार्षिक लेखों का संकलन करने के लिए कुछ आवश्यक रिकॉर्ड रखते हैं, जिन्हें "रेलवे के सामान्य खाते" कहते हैं।

इसके अंतर्गत निम्नलिखित शामिल है।

1.नकद लेन-देन का दैनिक सार अथवा सामान्य कैश बुक।(F304)

2.नकद लेन-देन का मासिक सार अथवा सामान्य कैश सार बही (F306)

3.जनरल (F307)

4.लेजर (F310)

सामान्य कैश बुक (General Cash Book)

इस अभिलेख का उद्देश्य उन सभी नगद लेनदेन को लेखों में लाना है जिनका संबंध लेखा विभाग की वास्तविक प्राप्ति और भुगतान से है।

(i) इसे फार्म संख्या 304 में खोला जाता है ।

(ii) इसमें की गई प्रविष्टि के समर्थन में लेखा अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित वाउचर (co7/MCR) होना चाहिए।

(iii) उसका हर रोज कैश शेष निकाला जाना चाहिए और उसका मिलान कैशियर के कैशबुक(A-1917) से किया जाना चाहिए।

(iv) अनुभाग के इंचार्ज अधिकारी को इसकी जांच करके इसमें अपने हस्ताक्षर करने चाहिए।

सामान्य कैश बुक के डेबिट साइड में जितने भी कैश की प्राप्ति हुई है उसको दर्शाता है एवम इंट्री निम्नलिखित कागजातों से किया जाता है।

(i)स्टेशन से धन प्रेषण (station remittance) की नकदी जांच पत्रक द्वारा सभी प्राप्तियां।

(ii) बैंकों के चेकों के संबंध में-चेकों के मांग पत्र,प्रत्येक दिन, प्रत्येक बैंक के चेकों की संपूर्ण राशि के लिए एक इन्ट्री की जाएगी।

(iii) विविध नगद प्राप्तिओं के संबंध में -कैश रसीदों के प्रतिपत्रों से विविध नगद प्राप्ति के प्रत्येक मद के लिए अलग-अलग इंट्री की जाएगी।

(iv) भुगतान के लिए पास किए गए बिलों से की गई वसूली के संबंध में -जमा खाते के विभिन्न शीर्षों से।

(v) कैशियर द्वारा प्रेषित बिन भुगतान की गई रकमों के संबंध में अनपेड वेज के लिस्टों से।

क्रेडिट साइड में एंट्री निम्नलिखित कागजातों से की जाती है।

(i) बैंकों को की गई धन-प्रेषणों (Remittance into bank) के संबंध में- बैंक धन प्रेषण रसीदों से और।

(ii) भुगतानों के संबंध में डेबिट हेड के विभिन्न शीर्षों से।

सामान्य कैश सार बही (Monthly Cash Book)

(i) इसमें रिकॉर्ड प्रतिदिन नगद लेन देन के दैनिक सार में से किया जाता है।

(ii) यह दो भागों में रखी जाती है एक भाग प्राप्तियों के लिए और दूसरा भाग संवितरणो (Disbursement) के लिए।

(iii) माह के अंतिम लेन-देन का इंट्री करने के बाद इसका योग कर दिया जाता है।

(iv) बैंकों को धन प्रेषण तथा चेक और बिल के अंतर्गत किए गए जोड़ का मिलान बैंकों से प्राप्त विवरणों से किया जाता है।

जर्नल (Journal)

(i)वास्तविक नगद प्राप्ति और संवितरण के अलावा अन्य लेन देन की इंट्री जर्नल में किया जाता है ।

(ii)इसमें की गई प्रत्येक इंट्री के समर्थन में लेखा अधिकारी के द्वारा हस्ताक्षरित जर्नल स्लिप या वाउचर होना चाहिए ।

(iii)यह पूंजी और राजस्व के लिए अलग-अलग होता है ।

(iv) प्रत्येक माह का रिकॉर्ड भी अलग अलग रखा जाता है

(v) जनरल में किए गए एंट्री की शुद्धता की जांच नगद लेनदेनों की राशियों को जोड़ने के बाद जनरल में प्रत्येक लेखा शीर्ष के अंतर्गत डेबिट खाते और क्रेडिट खाते के जोड़ों से "ट्रायल बैलेंस" बना कर की जानी चाहिए और कोई अंतर पाया जाता है तो उसे ठीक किया जाना चाहिए।

लेजर (Ledger)

यह F-310 में बनाया जाता है इसका उद्देश्य विभिन्न शीर्षों में रेल प्रशासन पर समस्त प्राप्तियों एवं प्रभार तथा प्रत्येक लेखा अवधि में उनके क्रमिक शेष (progressive) का प्रदर्शन करना है इसमें अंकन जनरल से किया जाता है।

सहायक लेखा रिकॉर्ड (Subsidiary Accounts Records).

 सामान्य खातों के अतिरिक्त लेखा विभाग में निम्नलिखित सहायक लेखा रिकॉर्ड भी रखा जाता है।

(i) आमदनी का रजिस्टर

(ii) राजस्व आवंटन रजिस्टर

(iii) निर्माण कार्य रजिस्टर

(iv) उचन्त रजिस्टर ( देय मांग,विविध अग्रिम,एफ लोन और एडवांस,जमा अनपेड रजिस्टर, जमा विविध रजिस्टर आदि)