STATION BALANCE SHEET

  

सोर्स — Indian Railways Code (Accounts), Chapter XXVII

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🚉 Station Balance Sheet क्या है?

📌 पैराग्राफ 2701 के अनुसार

Station Balance Sheet स्टेशन मास्टर का Personal Account होता है।

इसमें—

✔ Debit Side = स्टेशन द्वारा अर्जित की गई कमाई (Earnings)
✔ Credit Side = स्टेशन द्वारा Cash Office में की गई Remittance / Vouchers व अन्य समायोजन

👉 Month के अंत में जो Balance बचता है वही “Unrealised Earnings” कहलाता है
और अगले महीने की Opening Liability बन जाता है।

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📑 Station Balance Sheet कितने प्रकार की होती है?

✔ Coaching Balance Sheet
✔ Goods Balance Sheet

दोनों अलग-अलग बनाई जाती हैं। (Para 2701)

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🧾 Accounts Office में Check कैसे होता है?

📌 Para 2702 के अनुसार

Accounts Office यह सुनिश्चित करता है कि—

✔ Balance Sheet के Figures

✔ संबंधित Traffic Returns के Figures

के बराबर हों।

📥 उदाहरण —
UTS / PRS / Luggage / Parcel / Excess Fare / MCT आदि

यदि कोई Receipt सीधे Balance Sheet में है
तो उसे Cash Transmit Note (MCT — COM/C-11 Revised) से Verify किया जाता है।

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🟢 Coaching Balance Sheet — Debit Side में क्या आता है?

(Para 2702–2703 के Charts के अनुसार)

✅ Opening Balance
✅ UTS / PRS टिकट Earnings
✅ Blank Paper Tickets
✅ Excess Fare
✅ Luggage
✅ Animals & Birds
✅ Government Passengers
✅ Parcels Paid
✅ Motor Car / Carriage Traffic
✅ Left Luggage, Demurrage, Wharfage
✅ Miscellaneous Sundries
✅ Terminal Tax
✅ MCT Receipts
✅ GST
आदि…

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🔵 Coaching Balance Sheet — Credit Side में क्या आता है?

✔ Cash Remittances
✔ Vouchers
✔ Special Credits
✔ Refunds
✔ Account Transfers
✔ Closing Balance

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🚛 Goods Balance Sheet — मुख्य बिंदु

🔹 Local & Through Traffic
🔹 Paid / To-Pay Freight
🔹 Coal Freight
🔹 Demurrage & Wharfage
🔹 WRF (Wagon Registration Fee)
🔹 Premium / Terminal Charges
🔹 FOIS आधारित Statements

सभी Debit Side में लिए जाते हैं।

Credit Side में आते हैं—

✔ Cash
✔ Vouchers
✔ Special Credits
✔ Refunds
✔ Transfer Entries
✔ Closing Balance

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🟠 Opening Balance कैसे Check होता है?

📌 Para 2705

✔ पिछले महीने का Closing Balance

✔ वर्तमान महीने का Opening Balance

यदि फर्क है → List of Errors में दर्ज किया जाता है
और स्टेशन से Correction मंगाया जाता है।

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🧾 Cash Checking कैसे होता है?

📌 Para 2717–2726

✔ स्टेशन रोज Cash Remittance Note (CR Note) भेजता है
✔ Cash Office acknowledgement देता है
✔ वही Amount स्टेशन Credit लेता है
✔ Accounts Office Cash Register में पोस्ट करता है

अगर स्टेशन ने ज़्यादा Credit ले लिया →
Debit उठाया जाता है (Error Sheet Entry)

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🟣 Vouchers Checking

📌 Para 2727–2729

Vouchers में शामिल—

✔ Warrants
✔ Credit Notes
✔ Pay Orders
✔ Messages
✔ Other Receipts

👉 Voucher Register में पोस्ट कर Tally किया जाता है।

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🟡 Special Credits

📌 Para 2735–2745

Special Credits मिलते हैं—

✔ Overcharge Sheets
✔ Credit Advice
✔ Short Collection recovered elsewhere
✔ Refund granted
✔ Lost Property Credits
✔ TA Recoveries
✔ Freight Refund
✔ Waival / Remission (Demurrage/Wharfage/WRF)

सिर्फ सही पाए जाने पर ही Credit दिया जाता है।

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🔴 Closing Balance क्या दर्शाता है?

📌 Para 2746

Closing Balance =

✔ Outstanding Items
+
✔ Unadjusted Debits / Credits

👉 यही अगले महीने की Opening Liability बनता है

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🟤 Approximate Balance Sheet

📌 Para 2750

अगर स्टेशन से Balance Sheet समय पर नहीं आए तो
Accounts Office खुद
Approximate Balance Sheet तैयार करता है।

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🟢 Advice of Internal Check (AIC)

📌 Para 2751

Accounts Office
स्टेशन को AIC भेजता है जिसमें—

✔ Checked Closing Balance
✔ स्टेशन का Closing Balance
✔ Difference Details

दर्ज़ होते हैं

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✨ KEY POINT (सबसे जरूरी)

📌 Station Balance Sheet = Station Master का Personal Account
(Para 2701)

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🧠 ONE-LINERS (Revision Booster)

1️⃣ Station Balance Sheet स्टेशन मास्टर का Personal Account है।
2️⃣ Coaching और Goods Balance Sheets अलग-अलग तैयार होती हैं।
3️⃣ Unrealised Earnings = Closing Balance।
4️⃣ Cash Credit केवल Cash Office Acknowledgement पर आधारित होता है।
5️⃣ Excess Credit लेने पर स्टेशन के विरुद्ध Debit उठाया जाता है।
6️⃣ Special Credits हमेशा Supporting Documents से Verify होते हैं।
7️⃣ Missing Returns होने पर Register में दर्ज कर Follow-up किया जाता है।
8️⃣ Approximate Balance Sheet Accounts Office बनाता है।
9️⃣ AIC स्टेशन को Differences बताने के लिए भेजा जाता है।
🔟 Closing Balance = अगला Opening Balance।