Departmental Stock Verification

Departmental Stock Verification (विभागीय स्टॉक सत्यापन)

स्टोर कोड पैरा 1339 से 1343

• वार्डों द्वारा भंडार की सही प्राप्ति और जारी करने पर एक महत्वपूर्ण "बैंक चेक" के रूप में, यह देखने के लिए एक विभागीय जांच होना आवश्यक है कि क्या बही खाते में दर्ज किसी आइटम का शेष, वास्तविक उपलब्ध स्टॉक के शेष के बराबर है अथवा नहीं।
• डिपो अधिकारी द्वारा इस प्रकार का विभागीय सत्यापन करने की व्यवस्था लेखा विभाग द्वारा किए जाने वाले सत्यापन के अतिरिक्त होता है।
• विभागीय सत्यापन के अंतर्गत केवल चयनित वस्तुओं को कवर करने की आवश्यकता होती है जैसे कि भारी लौह मदें, लोहे के औजार ऐसे चुनिंदा सामानों की एक सूची तैयार की जा सकती है और भंडार नियंत्रक द्वारा अनुमोदित की जा सकती है।
• इस प्रकार का सत्यापन वार्ड प्रभारी के अतिरिक्त किसी अन्य कर्मचारी द्वारा किया जाना चाहिए। डिपो अधिकारी सत्यापन को स्थगित कर सकता है यदि स्टॉक में शेष इतना अधिक हो कि उसका सत्यापन करने के लिए स्टॉक को हटाना पड़े। ऐसा सत्यापन उस समय आसानी से किया जा सकता है जब स्टॉक की मात्रा कम हो जाए।
• डिपो अधिकारी निम्नलिखित परिस्थितियों में सत्यापन ना करने की अनुमति दे सकता है।

(क) लेखा विभाग द्वारा पिछले 3 महीनों के अंदर संबंधित मद का सत्यापन किया गया हो।

(ख) जब भंडारों के विशेष वर्ग का लेखा सत्यापन चल रहा हो और संबंधित मध्य का अगले दो महीनों के भीतर सत्यापन किया जाना हो।

(ग) जब संबंधित मद का शेष इतना अधिक हो कि सत्यापन करने में काफी श्रम और उनको हटाने में काफी शुल्क लगे।

उन वस्तुओं की सूची, जिन का सत्यापन (ग)के तहत छूट दी गई है, डिपो अधिकारी द्वारा तैयार किया जाना चाहिए और भंडार नियंत्रक के माध्यम से भंडार लेखा अधिकारी को भेज देनी चाहिए।

सत्यापन की प्रक्रिया

किसी मद के सत्यापन के लिए तैनात किए गए अधिकारी को सत्यापन की तारीख को बहीखाता में से उस मद के शेष को लिख लेना चाहिए और फिर बाद में सत्यापन की कार्रवाई करनी चाहिए। उसे माप तोल की विवरण आदि फील्ड बुक में दर्ज कर लेना चाहिए और उस पर संबंधित वार्ड प्रभारी के हस्ताक्षर प्राप्त करना चाहिए।

स्टॉक वेरीफिकेशन शीटस

यदि स्टॉक का उपलब्ध वास्तविक शेष, खाता शेष के बराबर हो तो स्टॉक शीट बनाने की आवश्यकता नहीं होती है। सत्यापन करने वाले अधिकारी केवल बहीखाता कार्ड/बीन कार्ड में एक इंट्री करेगा, यह दिखाने के लिए की आइटम का वास्तविक शेष, खाता शेष के बराबर है और उस पर अपना हस्ताक्षर करेगा तथा वार्ड के लिपिक का हस्ताक्षर होगा।

         अगर स्टॉक में अधिकता या कमी पाई जाती है तो अधिकारी द्वारा एस -1260 में सत्यापन शीट्स तैयार की जाएगी और उसका निपटारा लेखा सत्यापन सीट की भांति किया जाएगा।

      सत्यापन सीट पर वार्ड की प्राप्ति संख्या अंकित की जाएगी सत्यापन सीट को अधिकारी के हस्ताक्षर हेतु प्राप्त प्रस्तुत करने से पहले वार्ड के डिपो सामग्री अधीक्षक द्वारा पाई गई खामियों के लिए स्पष्टीकरण दिया जाना चाहिए और यह स्पष्टीकरण सत्यापन सीट की तीन प्रतियों पर दर्ज किया जाएगा। हालांकि स्टॉक शीट को सत्यापन के तारीख के 2 दिन बाद तक किसी भी खाते में नहीं रखा जाना चाहिए ।सत्यापन सीट को लेखा विभाग को भेजा जाएगा।